Esto es lo que hacemos en Account One al final de cada mes con los clientes.
Y es la misma rutina que tú puedes copiar para evaluar tu negocio.
Yo le llamo la rutina del CFO.
Tú lo puedes llamar:
- “La rutina del gerente general”
- “Ver mis números a la cara”
- O simplemente: “No andar a ciegas”
Esta rutina tiene 4 partes:
- Estado de resultados
- Cuentas por cobrar y por pagar
- Proyección de impuestos
- Presupuesto vs. ejecución
1. Estado de resultados
- Empieza por la última línea (lo que ganaste)
- Compara dos meses juntos
- Ve si estás ganando lo que esperabas (según tu presupuesto del año)
Luego sube al top:
- Revisa ventas: ¿estás por encima de tu punto de equilibrio?
- Revisa costos y márgenes
- Haz un escaneo rápido de las partidas de gasto. ¿Algo se disparó?
Todo esto debe tomarte 3 a 5 minutos si tienes un buen software y un contador que digita bien.
2. Cuentas por cobrar y por pagar
- Revisa quién te debe a más de 30 días
(si no le vendes a supermercados, eso debería ser raro)
- ¿Hay clientes que se están pasando del límite? Actúa ya.
Puede ser con una llamada firme o reduciendo su crédito.
- En cuentas por pagar:
Revisa cuál factura está muy vencida
Planifica la prioridad de pagos del próximo mes
Idealmente, haz pagos no esenciales una sola vez al mes para tener control y evitar sangrías constantes de caja.
3. Proyección de impuestos
Toma los meses que ya tienes este año y haz una proyección simple:
- ¿Qué pasaría si el año terminara hoy?
- ¿Cuánto pagarías de impuestos?
Proyecta con data del año anterior + promedio de este año.
No va a ser perfecto, pero es mejor eso que que tu contador te sorprenda en abril con una factura de RD$2MM para la DGII.
4. Presupuesto vs. ejecución
Aquí me gusta mantenerlo simple:
- Ventas
- Costos
- Gastos
- Beneficio
(y si gastas mucho como dueño, agrega: Gastos del dueño)
Ahora, compáralo con tu presupuesto del mes:
- Ventas
- +90% del presupuesto: bien
- 65%–89%: precaución
- –65%: rojo (te quemaste)
- Costos/Gastos
- ≤100% del presupuesto: bien
- 100%–110%: precaución
- +110%: rojo (frena eso ya)
Hacer esto todos los meses te da algo que no se puede comprar:
claridad.
Ya no es un misterio si fue un buen o mal mes.
Tienes la cabeza libre para pensar estrategias.
Y tu negocio deja de ser improvisado y empieza a actuar como una empresa real.
Nos vemos mañana.
Félix Rosa, The Money Coach